التخطيط الاداري د. مصطفى حامد

 التخطيط Planning:

التخطيط الإداري هو الوظيفة الأساسية للإدارة، ويهدف إلى ضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والاقتصادية في العمليات التجارية. يسبق هذا النوع من التخطيط جميع الأنشطة الأخرى في الأعمال التجارية، حيث يعتبر الأساس الذي تُبنى عليه جميع الإجراءات اللاحقة.

التخطيط الإداري هو عملية رسم المسار لتحقيق الأهداف النهائية للعمليات التجارية من خلال تحديد تسلسل الأحداث المتوقعة بدرجة معقولة من اليقين. لا يقتصر الأمر على توقع عواقب القرارات فحسب، بل يشمل أيضًا توقع الأحداث التي قد يكون لها تأثيرات على المشروع التجاري.

وبالتالي، فإن التخطيط الإداري هو الذي يقرر في الوقت الحاضر ما يجب القيام به في المستقبل، ويوجه جهود وموارد المؤسسة نحو الأهداف المشتركة.

على حد تعبير دراكر، “وظيفة التخطيط للإدارة هي العملية المستمرة لاتخاذ قرارات ريادية (المخاطرة) حالية بشكل منهجي وبأفضل معرفة ممكنة بمستقبلها، وتنظيم الجهود اللازمة لتنفيذ هذه القرارات بشكل منهجي، وقياس نتائج هذه القرارات مقابل التوقعات من خلال ردود الفعل المنظمة.”

يتطلب التخطيط الإداري كلاً من الإبداع والتحليل في تحديد فرص العمل والقيود، ومن هنا يطلق عليه فن الممكن. إنها عملية توجيه المنظمة نحو أهداف محددة بوضوح مع أوضح رؤية ممكنة للمستقبل. إن تحديد ما هو مطلوب وتحديد الإجراءات المطلوبة يشاركان في التخطيط.

مفهوم التخطيط الإداري:

التخطيط الإداري هو عملية تقييم أهداف المنظمة وإنشاء خطة عمل واقعية ومفصلة لتحقيق تلك الأهداف. تمامًا مثل كتابة خطة عمل، تأخذ خطة الإدارة في الاعتبار استراتيجيات المنظمة قصيرة وطويلة الأمد. كما يحدد التخطيط مسبقًا ما يجب القيام به وكيفية القيام به، متى يتم ذلك ومن الذي يجب أن ينفذه. التخطيط يحدد من أين تبدأ وأين تصل. التخطيط هو عملية فكرية تتضمن التفكير قبل التصرف، لذلك فهو ضروري للإدارة.

بعض تعاريف التخطيط الإداري هي كما يلي:

تعريف التخطيط وفقًا لثيو هايمان: “التخطيط يقرر مسبقًا ما يجب عمله. عندما يخطط المدير، فإنه يعرض مسار عمل للمستقبل، في محاولة لتحقيق بنية متسقة ومنسقة للعمليات تهدف إلى تحقيق النتائج المرجوة.”

مفهوم التخطيط الإداري وفقًا لجورج آر تيري: “إنه اختيار الحقائق وربطها وإنشاء واستخدام الافتراضات فيما يتعلق بالمستقبل، في تصور وصياغة الأنشطة المقترحة التي يعتقد أنها ضرورية لتحقيق النتائج المرجوة.”

وفقًا لألفورد وبيتي: “التخطيط هو عملية التفكير، البصيرة المنظمة، الرؤية القائمة على الحقائق والخبرة المطلوبة للعمل الذكي.”

وفقًا لكونتز وأودونيل: “التخطيط هو عملية فكرية، وتحديد واعٍ لمسارات العمل، وإسناد القرارات إلى الغرض، والحقائق والتقديرات المدروسة.”

ونلاحظ أن هذه التعاريف وإن تعدد تتغف الى حدٍ ما في محتواها العام.

الغرض من التخطيط:

الغرض من التخطيط هو تحديد الأهداف والأغراض المستقبلية ووضع استراتيجيات وخطط لتحقيقها. يساعد التخطيط في تنظيم الموارد وتحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف، وبالتالي يساهم في تحسين الكفاءة والفعالية.

أهمية التخطيط الإداري:

التخطيط في العمل ضروري لضمان التحكم في المنظمة من حيث وضوح الأهداف والتوجيه الموارد وغير ذلك من الأغراض الإدارية. فعندما يكون لدى المنظمة عملية تخطيط وخطة للمتابعة، يكون القادة مجهزين بشكل أفضل للاستعداد للمستقبل. تخلق خطة العمل تركيزًا للمنظمة، وتوحيد الموظفين نحو أهداف مشتركة. عندما يعمل الجميع معًا، يكون من الأسهل إدارة الوقت والموارد، لتهيئة المنظمة للنمو.

أنواع التخطيط الإداري:

قد يكون التخطيط من أنواع مختلفة، وفيما يلي أبرز أنواع التخطيط الإداري:

1.    التخطيط التشغيلي:

يصف هذا النوع من التخطيط إدارة المنظمة اليومية. غالبًا ما توصف الخطط التشغيلية بأنها خطط استخدام فردي أو خطط جارية. يتم إنشاء خطط الاستخدام الفردي للأحداث والأنشطة ذات التكرار الواحد، مثل حملة تسويقية واحدة. تتضمن الخطط المستمرة سياسات للتعامل مع المشكلات، وقواعد للوائح وإجراءات محددة لعملية خطوة بخطوة لتحقيق أهداف معينة.

2.    التخطيط الاستراتيجي: يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله. إنه الأساس التأسيسي للمنظمة وسيحدد قرارات طويلة الأجل. يمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي يشمل خمسة أو عشرات السنوات. بعني أنه بعيد المدى، ومن أهم مكوناته: (الرؤية والرسالة والقيم).

3.    التخطيط للطوارئ: يتم وضع خطط الطوارئ عندما يحدث شيء غير متوقع أو عندما يحتاج شيء ما إلى التغيير. يشير خبراء الأعمال أحيانًا إلى هذه الخطط كنوع خاص من التخطيط. يمكن أن يكون التخطيط للطوارئ مفيدًا في الظروف التي تتطلب التغيير. على الرغم من أن المديرين يجب أن يتوقعوا التغييرات عند الانخراط في أي من الأنواع الأساسية للتخطيط، فإن التخطيط للطوارئ ضروري في اللحظات التي لا يمكن فيها توقع التغييرات. عندما يصبح عالم الأعمال أكثر تعقيدًا، يصبح التخطيط للطوارئ أكثر أهمية للمشاركة فيه وفهمه.

4.    التخطيط التكتيكي: قال ستوري: “الخطط التكتيكية تدور حول ما سيحدث”. بشكل أساسي على المستوى التكتيكي، ويختلف التخطيط التكتيكي عن التخطيط التشغيلي في أن الخطط التكتيكية تطرح أسئلة محددة حول ما يجب أن يحدث لتحقيق هدف استراتيجي؛ تتساءل الخطط التكتيكية عن الكيفية التي ستفعل بها المنظمة بشكل عام شيئًا ما لإنجاز مهمة المنظمة.

خصائص التخطيط الإداري:

يشارك المديرون في عملية التخطيط بهدف تحقيق أهداف المنظمة. يمكن اعتبار الخطة جيدة إذا كانت قادرة على مساعدة المديرين في تحقيق الأهداف التنظيمية. لذلك، هناك خصائص معينة يجب أن تكون جزءًا من أي خطة جيدة:

1.    هدف واضح:

الشرط الأول للخطة الجيدة هو أنها يجب أن تستند إلى الأهداف التي تم تحديدها بوضوح. كما ذكر أعلاه، يتم استخدام عملية التخطيط لتحقيق أهداف المنظمة. لكن إذا لم يتم تحديد هذه الأهداف بشكل واضح، فقد يؤدي ذلك إلى الفوضى والارتباك. لذلك، من المهم جدًا تحديد الأهداف التنظيمية بوضوح ويجب أن تكون دقيقة وموجزة ومحددة.

2.    الفهم الصحيح:

لا يمكن تنفيذ الخطة بشكل فعال إلا إذا كان الأشخاص الذين يتحملون مسؤولية تنفيذها لديهم فهم سليم للخطة. إذا لم يكن هؤلاء الأشخاص قادرين على متابعة الخطة بشكل صحيح أو إذا لم يفهموا حقًا الطرق التي يجب أن يتم تنفيذها بها، فمن الصعب جدًا تنفيذ الخطة بشكل فعال.

3.    الشمولية:

من الخصائص الأخرى للخطة الجيدة أنها يجب أن تكون قادرة على تغطية جميع جوانب العمل بحيث يمكن تحقيق الأهداف بشكل صحيح. يجب أن تتوافق الأجزاء المختلفة من الخطة مع بعضها البعض ويجب ترتيب الغرض وكذلك توقيت الخطة.

4.    المرونة:

التخطيط الإداري الفعال يجب أن يكون مرنًا بحيث يمكنه التعامل مع أي تغييرات قد تطرأ في المستقبل. ليس من الممكن التنبؤ بالمستقبل بدقة، وبالتالي هناك دائمًا فرص حدوث مثل هذه التغييرات في المستقبل والتي قد يكون لها تأثير على فعالية الخطة. لذلك، فإن الخطة المرنة قادرة على التعامل مع هذه التغييرات وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.

5.    اقتصادية:

من الخصائص الأخرى للخطة الجيدة أنها يجب أن تكون اقتصادية وأن التكلفة التي تتكبدها المنظمة في وضع وتنفيذ الخطة يجب أن تؤخذ في الاعتبار لهذا الغرض. من المهم جدًا أن تكون الخطة الجيدة اقتصادية قدر الإمكان، مع مراعاة الموارد المتاحة مع المنظمة.

معوقات التخطيط الإداري:

من المحبط قضاء بعض الوقت في إنشاء خطة إستراتيجية ثم رؤية ثم نجدها تفشل. لذا لابد من مراقبة العوامل الستة التي تحول دون التخطيط الإداري الفعال، حتى تتمكن من معالجة المشكلات التي قد توقف خطتك قبل إطلاقها.[2]

1.    ضعف المعلومات والبيانات المتوفرة.

2.    ضعف قناعة القادة بضروة التخطيط.

3.    عدم وجود أنظمة

4.    محدودية القوى العاملة لإكمال المهام.

5.    عدم كفاية الموارد والتمويل.

6. تخطيط الأعمال غير العملي.

---

[1] الرجع السابق

[2] - الشناوي صلاح ، إدارة الأفراد والعلاقات الإنسانية، (الإسكندرية: مؤسسة شباب الجامعة، 1994).ص 57

التخطيط الاداري

يعتبر التخطيط من أهم الوظائف الإدارية وهو يسبق أي عمل تنفيذي آخر , فمن خلال التخطيط نستطيع أن ننفذ أي بقية الوظائف

الإدارية الأخرى. لذا تعد القدرة على التخطيط من أهم وظائف المدير في أي منظمة فمن خلال التخطيط يتم تحديد أهداف المنظمة ورسالتها عن طريق إعداد وتنفيذ ومتابعة وتقييم مجموعة من الخطط والبرامج لتحقيق نتائج معينة باستخدام إمكانيات وموارد محددة في ظل ظروف بيئية قائمة.

والتخطيط عمل فكري حيث يعتمد المخطط على خبراته ومهارته في دراسة الوضع الراهن للمنشأة ومحاولة معرفة الظروف المحيطة بالمنشأة سواء كانت هذه الظروف خارجية أو داخلية لبلورة الحقائق والمعلومات المتاحة ليتمكن من وضع الخطة التي تتناسب مع الأنشطة المراد تحقيقها .

و " هو منهج يتضمن عدة إجراءات لتحقيق غايات وأهداف مرغوب فيها ويشمل التنبؤ وتحديد الأهداف والاستعداد لمواجهة المستقبل في ضوء الإمكانات المتاحة ورسم السياسات والإجراءات ووضع البرامج الزمنية لتنفيذ الأعمال"
فالتخطيط هو الخطوة الأولى في العملية الإدارية,ما تريد أن تعمل وما يجب أن تعمل وأين وكيف وما هي المواد التي تحتاج إليها لإتمام العمل وذلك عن طريق تحديد الأهداف ووضع السياسات المرغوب تحقيقها في المستقبل ومن ميزات التخطيط :

1) إنه مستقبلي , 2) إنه توقعي , 3) يعتمد على القرارات والإجراءات ,4) إنه يركز على الأهداف , 5) هو عملية مستمرة .

وللتخطيط أهمية بالغة حيث أنه المنهج العلمي لسير العمل في ضوء خطوات متتابعة وإن سوء التخطيط أو غياب التخطيط يجعل الأمور تسير في عشوائية وارتجالية مما يؤدي إلى سوء استغلال الأموال وكذلك ضياع الجهود سدى .ومن أهم فوائد التخطيط:
- المساعدة على التأكد من الهدف الذي يراد تنفيذه ووضوحه.
- المساعدة على التعرف على مواطن الضعف والقوة مثل مستوى الكفاءات , صلاحية الأنظمة,جودة السلعة أو الخدمة مستوى التسويق,كمية الإنتاج.

- تقريب الخيال إلى شبه واقع مما يساعد على حسن اختيار البديل الأكثر مناسبة لتنفيذ الهدف.
- توضيح مراحل العمل وخطوات التنفيذ.
- يستطيع المدراء من خلاله إدراك المزايا التي يمكن الحصول عليها بعد عملية تنفيذ المشروع.

- معرفة المطلوب من المال والأيدي العاملة والمواد ومدة التنفيذ.

للتخطيط عناصر عدة :
1) الأهداف : وهي الأغراض والغايات التي يراد تحقيقها في المستقبل .
2) السياسات : هي مجموعة المبادئ والقواعد والقوانين التي تضعها الإدارة العليا في المنشأة لكي تسترشد بها باقي المستويات الإدارية في المنشأة .
3) القواعد : هي ما يجب القيام به وما ينبغي الامتناع عنه من سلوك أو تصرفات .
4) الإجراءات : هي أنها سلسلة الأعمال والخطوات والمراحل التي يجب أتباعها لتنفيذ عمل
ما . وتختلف الإجراءات عن السياسات في أنها أكثر تحديداُ لما يجب القيام به في حين أن السياسات تعد أعم وأشمل وتتصف الإجراءات بأنها متكررة ومتسلسلة وفق خطوات ومراحل ثابتة .
ينقسم التخطيط وفقاُ للفترة الزمنية التي يستغرقها إلى ثلاثة أقسام :ـ
1/ التخطيط قصير الأجل : وهو الذي يحاول أن يخطط لفترة لا تزيد عن سنتين في أطول الحالات وهذا النوع من التخطيط يتعلق بالمستقبل القريب ويهدف هذا التخطيط إلى معالجة الأزمات الطارئة التي قد تستمر لمدة قصيرة وكلما قصره المدة الزمنية للخطة كلما استطاعت الإدارة التحكم فيها والتغلب عليها .
2/ التخطيط متوسط الأجل : وهو الذي يغطي فترة تتراوح بين ثلاث وخمس سنوات ومن أمثلة ذلك الخطة الخمسية للمملكة العربية السعودية . وتعد التخطيط متوسطة الأجل أكثر دقة وأقل عرض للتغير قياسياُ بالخطط طويلة الأجل .
3/ التخطيط طويل الأجل : تتراوح المدة الزمنية للتخطيط طويل الأجل من ثلاثة سنوات إلى عشر سنوات أو أكثر ويهدف هذا الوضع من التخطيط إلى إعطاء صورة أفضل وواضحة عن المستقبل الذي ستسير المنشأة في اتجاهه , ولتحقيق أهداف وفوائد التخطيط طويل الأجل تقوم بعض المنشأة بتكوين لجان وأقسام خاصة تعني بهذا الموضوع بالاشتراك مع الأقسام والإدارة المعنية .
ولهذا الفرع من التخطيط بعض الأهداف ومنها :
1/ أن النظرة الطموحة والمستقبلية ذات الهدف البعيد تقلل من حدة المصاعب التي تنشأ خلال فترة التنفيذ في المدى القصير .
2/ تجعل التطور يسير في خطى مدروسة ويطبق وينفذ بشكل تدريجي
الأساس الوظيفي :
يقسم هذا التخطيط إلى ثلاثة أنواع :
1/ التخطيط التطويري : وهو وضع الخطة المتعلقة بالتغير وإدخال التحسينات في طريقة سير العمل وإتباع الأساليب العملية الحديثة في إنجاز المهمة من أجل رفع المستوى الإنتاجي والأداء الوظيفي للموظفين .
2/ التخطيط التنظيمي : ويتعلق بوضع الهياكل والخرائط التنظيمية وتحيد طريقة سير العمل وطرق الاتصالات بين الأقسام والوحدات الإدارية وكذلك تحديد الصلاحيات والسلطات الإدارية للموظفين بحكم مسميات الوظائف المختلفة .
3/ التخطيط البشري : ويشمل الدراسة والتحليل والتنمية الشاملة للقوى العاملة وتنمية القدرات البشرية ووضع الجداول النسبية والإحصائية لمعرفة الاحتياجات المستقبلية من الأيدي العاملة .
تتكون خطوات التخطيط من خمسة مراحل وهي :
1/ تحديد الأهداف : وهي تحديد ما نريد الوصول إلية .
2/ جمع المعلومات : وهي جمع المعلومات عن الماضي وعن الوضع الحاضر للمنشأة ومعرفة الموقف الحالي داخلياُ وخارجياُ وتتطلب تحديد جوانب القوة والضعف في المنشأة .
3/ وضع الافتراضات : بعد أن تم جمع المعلومات تصنع الإدارة افتراضات معينة متعلقة بهذه الظروف ودورها في إنجاح أو عرقلة تنفيذ الأهداف فالافتراضات هي مؤشرات لما ستكون علية الظروف في المستقبل .
4/ تحديد البدائل والاختيار منها : وفي هذه الخطوة تقوم الإدارة بتصميم عدد من الخطوات البديلة لتحقيق الهدف في ظل الافتراضات السابقة عن العوامل الداخلية والخارجية في المستقبل . ويتم بعد ذلك تقويم هذه البدائل والاختيار منها على سبيل المثال التكلفة والجوانب الإنسانية والجهد المطلوب والإمكانات المتاحة وغيرها .
5/ التنفيذ وتقويم النتائج : وهي الخطوة الأخيرة من خطوات التنفيذ وهي تختص بوضع البديل الذي اعتماده موضع التنفيذ الفعلي بعد تنفيذه تأتي مرحلة تقويم النتائج للمطابقة بين المخطط والمنفذ .
ولكي يكون التخطيط فعالاً لابد من توافر بعض الصفات المهمة فيه :
1) وضوح الأهداف , 2) المرونة , 3) البساطة , 4) المشاركة في الإعداد ,5) الواقعية , 6) تحقيق التوازن , 7) المتابعة والتقويم .