لماذا يجب أن نخطط - د. مصطفى حامد

هذا السؤال ليست بالسؤال المحير، لكن يتوجب علينا إدراك حقيقة أن التخطيط من العمليات الضرورية للنجاح في كل جانب من جوانب الحياة المتعددة والمتداخلة والتي تؤثر على بعضها البعض،  فمن الصعب فصل أي جانب عن الأخر وعزل تأثيره،  بل من المحتم علينا التعامل بجدية مع قضية التخطيط في الشركات والمؤسسات وحتى علي المستوى الشخصي، فالناجحون هم من يقومون بتحديد مسارات دقيقة وواضحة لأهدافهم ويعملون بجد وحرص والتزام وينظمون حياتهم وأوقاتهم وفق تخطيط مسبق، فلا نتيجة متوقعة من جهد غير منظم، يقول الرسول صل الله عليه وسلم : "خير الأعمال عند الله أدومها وإن قل" إن المفهوم العام لهذا الحديث يبين أن الجهد المنظم المستمر يؤتي ثمرات أعظم من الجهد الكبير غير المنتظم، والتخطيط يهبنا قدر عالية على التحرك بإطمئنان نحو المستقبل .

يجب علينا أن نخطط لعدد من الأسباب والمصوغات نسرد بعضاً منها فيما يلي، فالتخطيط:

1.     يوجه الموارد نحو الأهداف ويقلل من نسبة الهدر.

2.     يحدد الأهداف بدقة، ويبعدنا عن الأهداف المصاغة بصورة ضبابية غير واضحة مما يضعف تجاوب العاملين معها.

3.     يرسم مسار واضح نحو الأهداف المرصودة، ويحدد كل الخطوات والاجراءات وأساليب العمل وإجراءته التي تمكن من ضبط إيقاع الأداء.

4.     يجعلنا قادرين على تشكيل المستقبل بدلاً  من التأثر بمآلاته، ويجعل من السهل التأثير على العوامل التي تُؤثر عليه.

5.     عبر التخطيط نتمكن من رفع مستوى الجاهزية في منظماتنا لإقتناص الفرص المتاحة بل خلق فرص وتوسيع دائرة الاحتمالات.

6.     يبث روح الإطمئنان في فريق العمل ويشعل حماسه.

7.     يقود إلي تنظيم العمل والهياكل ويحدد خطوط الإتصال والسلطة داخل منظمات الأعمال.

8.     يحدد لنا أساليب وتوقيتات العمليات الرقابية ويوضح معاييرها.

بناء وأهمية مؤشرات الأداء د. مصطفى حامد موسى مدرب وخبير إداري

قياس الاداء عملية ضرورية لاختبار مدى قدرتنا على تحقيق أهداف العمل، فالإنخراط في التنفيذ بدون رقابة للأنشطة وقدرتها على بلوغ غاياتنا يجعلنا نهدر الكثير من الموارد بدون أن نطمئن على فعاليتها، اذن كل نشاط لا يحقق هدفاً يمكن قياسه ومتابعته ادارياً بالطرق الكمية أو الوصفية لا يعتبر ضروريا أو هادفاً.

ما سبق يُبَيّن لنا مدى إرتباط الأنشطة بالأهداف التى تمثل بالنسبة لها الروح، وبانعدامها ينتفي سبب وجودها، بل وتعتبر مثل هذا النشاط من مسببات الهدر والخسائر التى يجب تلافيها.

          الأهداف هي النواتج المخططة والنهائية للأعمال التى نرغب في الوصول اليها، والتى تتصف بالقابلية للقياس والرقابة والتحقق. أي أنها خطوات مقاسة لتحقيق الغايات من وجود المنشآت والمؤسسات .

 ويتم صياغته بوصف التغيير المراد إحداثه، نتيجه للأفعال الادارية التى تتسم التوجيه والضبط . ومن أسهل طرق الصياغة الاولية للأهداف، وصف التصور المستقبلي بعد الانتهاء من العمل، المبني على وضع ابتدائي يسمى (الراهن) والذي يمثل مشكلة أو (تحدى) ينبغي على الادارة التعامل الايجابي للأنتقال الي التصور المرغوب.

الأهداف السابقة رغم ما ذكرناه عنها إلا أنها تتصف بالعمومية وعدم التحديد مما يصعب على المنفذين والمراقبين الاداريين والمدراء متابعتها وقياسها للتأكد من سيرها نحو الغايات مما قد يجعلنا نعمل في ظل حالة من عدم التأكد والمخاطرة.

          لذا لابد من تعزيز الجهد السابق بصياغة الاهداف بصورة علمية محكمة وأميز نموذج لذلك نموذج SMART وبعدها يأتي دور مهم للإدارة وهي رقابة هذه الأهداف وهو دور أصيل لمقاييس الاداء والمؤشرات بصورة عامة لتمثل هاديات للادارة في طريقها نحو الأهداف . وتحقق لنا المبدأ المهم : (ما لا يمكن قياسه ، لايمكن إدارته) لا يمكن تطويره . تعتبر مؤشرات الأداء الأساسية وسائل لرصد الأداء أو التقدم تجاه الأهداف العملية المؤسسة أو الشركة. كما يسمح قياس الأداء بتحديد طريقة عملية لتوصيف ما يعتبر أداءً مناسباً وما هو ليس كذلك. المؤشر : هو أداة تبين الموقف التنفيذي للاداء في النشاط في نقطة معينة، ويشير الى مدى التقدم أو التأخر عن بلوغ النتائج المرجوة والمخطط لها مسبقاً

ومؤشرات الأداء لها أهمية كبيرة نرصدها فيما يلي:

•         المؤشرات تنبهنا لما يجب أن نقوم به من إصلاحات والقرارات.

•         هي ترجمة هدف .

•         وتبين كيف نتصرف لسد الفجوة في الأداء.

•         وتفسر هل الادارة تقوم بالاداء بما يحقق الأهداف.

•         وما مدى التقدم نحو انجار المهمة .

•         مراجعة الاداءالسابق واللاحق.

•         مقارنة النتائج أداء القطاعات.

•         ضمان عملي للجودة.

ويمكننا بناء المؤشر بإستخدام شجرة المؤشرات كما يلي :

السقوط في حفر الوهم د. مصطفى حامد موسى مدرب وخبير داري

       في كثير من الأحيان يعمد الناسُ الى البحثِ عن شماعات للهروب من مسؤولية الفشل في الحياة أو العمل، فنجد البعض يدمن العطالة ويقبع في داره لسنين يمارس كل أنواع تضييع الأوقات من ألعاب الي حفلات الي سهر وسفر غير منتج في حياته مضيعاً لأوقاته وكل ما سُئل أجاب: ما مني، بل كل العالم ضدي! 

        هذا مجرد خداع للنفس يتسبب في تضيع الأحلام والأهداف، ولكن من الجيد أن أبشرك بأن الحياة مهما تطاول أيامها في البؤس لا تستمر على حال بل تتغير بإرادة الانسان وعزمه وعزيمته على التغيير والتقدم نحو أهدافه التي يضعها ويفني جهده ووقته لمعالجة كل الظروف التي تعترض طريقه نحو بلوغه للنجاح.

       لا تتردد لحظة في أن تأخذ زمام المبادرة وتنتقل من خانة الانتظار الي خانة الفعل، فهذه مهمة لا يقوم بها إلا أنت ، أنت وحدك القادر على تغيير اوضاعك .

      إبدأ بإعلان أنك وحدك المسؤول عن التغيير، وضع لنفسك رؤية وأهداف واضحة وحددها بمواقيت محددة، إستنفر كل طاقتك ومواردك مهما كانت شحيحة فمع العزم والتركيز ستنتج الكثير وأبدأ صغيراً ستصبح يوماً ما كبيراً كما تريد.

      أعمل ساعات إضافية كل يوم، وأترك ساعة للتقييم والتحسين وساعة للقراءة في مجالات تقدمك، قالقراءة تُضيف لك الكثير فيها تطلع على تجارب أخرين وتنال حكمة بُنيت في أعوام من الخبرة والتفاني في العمل والسهر على تحصيلها، وقم بتطوير علاقاتك في مجتمعك ستجد داعمين كُثر، هم حواليك، ما عليك إلا أن تتقدم نحوهم خطوة بإيجابية، وفي كل لحظة توقع النجاح ولكن كن مستعداً لعالجة أي إخفاق قد يحدث، وبعدها سنلتقي بإذن الله في القمة.