مفهوم ووظائف الإدارة والتنظيم الإداري

مفهوم ووظائف الإدارة والتنظيم الإداري(management organizing):   يسمى أيضا الوظيفة التنظيمية وهي ثاني وظائف الإدارة الخمسة بعد التخطيط الإداري، حيث يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف. في الإدارة ينطوي التنظيم على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط. 

التنظيم الإداري يستلزم تحديد الوظائف وعلاقات العمل، تحديد المهام المختلفة المرتبطة بالخطط، ترتيب الموارد وتخصيصها، تصميم هيكل التنظيمي يميز الواجبات والمسؤوليات والصلاحيات، جدولة الأنشطة من أجل الحفاظ على السلاسة والفعالية في العمليات.

أهمية التنظيم الإداري: يمكننا توضيح أهمية التنظيم الإداري في 8 نقاط:

1   التخصص: الهيكل التنظيمي عبارة عن شبكة من العلاقات يتم فيها تقسيم العمل إلى وحدات وأقسام. يساعد تقسيم العمل هذا في تحقيق التخصص في مختلف الأنشطة المهمة بالنسبة لنا.

2   وظائف محددة : يساعد الهيكل التنظيمي في وضع الأشخاص المناسبين في المكان المناسب والتي يمكن القيام بها عن طريق اختيار أشخاص في مختلف الإدارات وفقا لمؤهلاتهم ومهاراتهم وخبراتهم. هذا يساعد في تحديد الوظائف بشكل صحيح مما يوضح دور كل شخص.

3 توضيح السلطة: التنظيم الإداري يساعد في توضيح المناصب لكل مدير، يمكن القيام بذلك من خلال توضيح الصلاحيات لكل مدير والطريقة التي يجب أن يمارس بها هذه الصلاحيات يجب توضيحها حتى لا يحدث سوء استخدام للسلطة.

تساعد الوظائف والمسؤوليات المحددة جيدا في تحقيق الكفاءة خلال عمل المدراء، وهذه من بين طرق زيادة الإنتاجية.

 4  التنسيق: التنظيم هو وسيلة لخلق التنسيق بين الإدارات المختلفة للمؤسسة، فهو يخلق علاقات واضحة بين المواقف ويضمن التعاون المتبادل بين الأفراد. يتم تحقيق الانسجام في العمل من قبل المدراء في مستويات أعلى والذين يمارسون سلطتهم على الأنشطة المترابطة للمدراء من مستويات أدني. يمكن أن تكون علاقات مسؤولية/سلطة مثمرة فقط عندما تكون هناك علاقة رسمية بين الاثنين.

من أجل التشغيل السلس لمنظمة ما فإن التنسيق بين السلطة مهم جدا. يجب أن يكون هناك تنسيق بين العلاقات المختلفة ويجب توضيح المسؤولية النهائية الملحقة بكل سلطة. هناك قول مأثور: “السلطة بدون مسؤولية تؤدي إلأى سلوك غير فعال، الومسؤولية بدون سلطة تجعل الشخص غير فعال” لذلك تنسيق السلطة والمسؤولية مهم جدا.

 5  الاستخدام الفعال للموارد: تضمن وظيفة التنظيم أفضل استخدام ممكن للموارد سواء كانت بشرية، مادية، مالية أو فنية. وهذا بسبب تعيين الوظائف للموظفين الذين يتجنبون التداخل والازدواجية في العمل.

6 التكيف مع التغير: تساعد عملية التنظيم الإداري المؤسسة على البقاء صامدة والتكيف مع جميع التغيرات، وذلك من خلال إجراء تغييرات جوهرية في الاستراتيجيات والتسلسل الهرمي وعلاقات إلخ…

7  تطوير الموظفين: التنظيم الإداري يشجع الابداغ في المديرين التنفيذيين بحيث يقلل تفويض السلطة من عبء العمل لديهم ويحصلون على وقت لتحديد طرق جديدة لأداء العمل، كما أنها تمكنهم من استكشاف مجالات جديدة لنموهم وتطورهم.

8  الشعور بالأمان: الهيكل التنظيمي يوضح المناصب الوظيفية، الأدوار المخصصة لكل مدير واضحة وذلك يساعد على التنسيق. لذلك فإن وضوح الصلاحيات يساعد تلقائيا في زيادة الرضا العقلي وبالتالي الشعور بالأمان، بالتالي الشعور بالرضا الوظيفي.

مبادئ التنظيم الإداري

يمكن إجراء عملية التنظيم بكفاءة إذا كان لدى المديرين إرشادات معينة حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات والعمل بكفاءة.

ومن أجل ضمان التنظيم بفعالية يمكن استخدام مبادئ التنظيم الإداري التالية:

1. مبدأ التخصص : يسمى أيضا بمبدأ تقسيم العمل، التخصص هو الدرجة التي يتم بها تقسيم المهام التنظيمية إلى وظائف منفصلة، بحيث يتم تدريب كل موظف على أداء مهما محددة تتعلق بوظيفته المتخصصة.

التخصص واسع جدا، على سبيل المثال تشغيل آلة معينة في خط تجميع المصنع. فيتم تنظيم مجموعات على أساس المهارات المماثلة، وحينها تميل الأنشطة أو الوظائف إلى أن تكون صغيرة، ولكن يمكن للعامل أدائها بكفاءة لأنم متخصصون فيها.

على الرغم من الفوائد الواضحة للتخصص، فإن العديد من المؤسسات تبتعد عن هذا المبدأ لأن التخصص المفرط يعزل الموظفين ويضيق مهاراتهم ويوجههم لأداء مهام روتينية كما أنه يجعل المنظمة تعتمد على الناس، ومن ثم تقوم المنظمات بإنشاء وتوسيع العمل لتقليل الاعتماد على مهارات معينة في الموظفين وتسهيل التناوب الوظيفي فيما بينهم.

2. مبدأ التفويض: من المؤكد أن المدير التنفيذي لا يمكنه تنفيذ عمل المؤسسة كاملا لوحده، لذلك فهو يعتمد على الحصول على المساعدة من أطراف أخرى من أجل تحقيق الأهداف المطلوبة. فهو يقوم بتقسيم العمل إلى مجموعة من الوظائف الصغيرة ويربطها على أساس التشابه بينها. تقوم هذه العملية بربط الهيكل التنظيمي بأكمله من أجل خلق بيئة عمل متكاملة ويميزها التعاون. لكن إذا لم يتم تفويض السلطة بعناية فإن وجود المنظمة ذاته في خطر وقد تنتشر الفوضى والارتباك. يجب تفويض السلطة والمسؤولية إلى أدني حد ممكن في المنظمة، بمعنى إلى أدني مستوى في المنظمة يمكن فيه أداء المسؤولية الخاصة بكفاءة.

3. مبدأ التعريف الوظيفي: وفقا لهذا المبدأ فيجب تحديد جميع الوظائف المعنية بشكل كامل وواضح للمديرين والمرؤوسين. يمكن القيام بذلك من خلال تحديد واجبات ومسؤوليات وسلطات وعلاقات الأشخاص تجاه بعضهم البعض بوضوح. تساعد التوضيحات في علاقة السلطة / المسؤولية في تحقيق التنسيق وبالتالي يمكن أن يحدث التنظيم تلقائيا بفعالية. على سبيل المثال، يجب تحديد الوظائف الأساسية للإنتاج والتسويق والتمويل وعلاقات مسؤولية السلطة في هذه الأقسام بوضوح لكل شخص مرتبط بهذا القسم. يساعد التوضيح في علاقة السلطة / المسؤولية في التنظيم الفعال.

4. مبدأ الرقابة والإشراف: الرقابة والإشراف تعتبر من أهم مبادئ التنظيم الإداري. وفقا لهذا المبدأ فإن نطاق السيطرة هو نطلق السيطرة هو نطاق الإشراف الذي يصور عدد الموظفين الذي يمكن التعامل معهم والتحكم بهم بشكل فعال من قبل مدير واحد. هذا المبدأ ينص على أن المدير يجب أن يكون قادرا على التعامل مع الموظفين الذين يجب تحديدهم تحت إشرافه.

5. مبدأ مشاركة الموظفيجب تشجيع الموظفين على المشاركة قدر الإمكان في عملية صنع القرار. يتم الاعتراف بالموظفين ويتم تحفيزهم على العمل بجدية أكبر من خلال تشجيع كل موظف على المشاركة. ولكن على الرغم من مشاركة الموظفين في عملية اتخاذ القرار، فإن المسؤولية النهائية عن القرار يجب أن تقع على عاتق المدير أو المشرف.

6. مبدأ وحدة القيادة: نختم جزء مبادئ التنظيم الإداري بمبدأ وحدة القيادة والذي ينص على أن كل موظف في المنظمة لا يجب أن يكون سوى تحت إشراف مدير واحد.

كل هذه التقسيمات يجب أن تحمل بصمة المؤسسة وروحها المتمثلة في الثقافة التنظيمية بكل معانيها، فهي الروح للبدن، كما أن التنظيم لا يكتمل إلا بوجود القوى العامل (البشر) وهم مجتمع يتفاعل ويتلاقح ويؤثر ويتأثر ، فلابد من إختيار فريق عمل متجانس قادر علي التعاون حتي يصبح الجسم التنظيمي قادر علي العطاء