لذا تجدنا نلحظ أن المؤسسات الحديثة اليوم تعتمد على تشكيل بيئة تواصل نشطة تضمن لها أفضل مستويات التفاعل
الاجتماعي لخدمة تنفيذ الأهداف التي تسعى لتحقيقها، ومن أهم الأدوات لتحقيق ذلك المستوى من التواصل (فريق العمل) الذي يضمن الاستفادة من مهارات الاتصال والتعاضد والتعاون والممارسة في مجتمع المؤسسة.
الاجتماعي لخدمة تنفيذ الأهداف التي تسعى لتحقيقها، ومن أهم الأدوات لتحقيق ذلك المستوى من التواصل (فريق العمل) الذي يضمن الاستفادة من مهارات الاتصال والتعاضد والتعاون والممارسة في مجتمع المؤسسة.
فكيف يمكننا أن ننشي فريق عمل فعال ومفيد بصورة علمية وعملية؟.
فيما يلي استعرض معكم بعض الخطوات التي تمكننا من إنشاء فريق عمل متميز:
- المرحلة الاولي: مرحلة التكوين: ونقصد بالتكوين إرفاد العاملين في المؤسسة بالمعارف والمهارات اللازمة بالعمل الجماعي، وتبدأ هذه المرحلة بإنتاج ثقافة مؤسسية داعمة للعمل الجماعي تظهر ضمن نظمها وطرق العمل وطريقة اتخاذ القرارات وغيرها من وظائف العمل، ويتم التكوين كذلك من خلال التدريب على رأس العمل والممارسة، مما قد يأخذ وقتاً يدوم طول فترة التواجد بالمؤسسة، ويتم التكوين عن طريق نقل الخبرات عبر الأجيال المتتابعة، والدور الرئيسي هنا تطلع به إدارات التدريب وإدارة الموارد البشرية بتحليل الاحتياجات التي تمثل نقصاً لدى الافراد والبحث عن طرق تغطيته والتدريب عليه وإكساب الجزئيات التي يحتاجها هؤلاء الأفراد وبلا شك أن الفرد نفسه لديه دور مهم في بنائه وتكوينه الذاتي.
- المرحلة الثانية: تشكيل الفريق: ويتم فيها إختيار أعضاء فريق العمل، عبر القيادة الإدارية بالمؤسسة أو عبر إدارة متخصصة ويراعي هنا التجانس في الأعضاء وقدرتهم على العمل ضمن جماعة كما نحتاج للتأكد من توافر قدر مناسب من القدرات والمهارات لديهم تتعاضد للخروج بأفضل النتائج ، وهنا لابد من إخطار الأعضاء بطبيعة عمل الفريق والنتائج المطلوبة منهم والتي يجب أن تتصف بالتحدى والوضوح.
- المرحلة الثالثة: مرحلة ما قبل الإقلاع (التحضير) : وهنا يختار الفريق قائده (طالما تركت له هذه المهمة) وهي الطريقة الأفضل من تحديد قيادة مسبقاً - قد لا يتفق الفريق عليها- ونبدأ في هذه المرحلة بطرح الأفكار حول التحديات التي يجب أن تعالج من قبل الفريق، وهنا إما أن يبدأ الفريق بالتعاون أو بالصراع ، ودور القائد هنا التركيز على تدعيم التعاون وإزالة أسباب الصراع وشرح الأهداف المراد الوصول إليها بدقة ووضوح وشحذ همم الأعضاء وتحريك دوافعهم للبدء في التفاعل مع النتائج المرجوة.
- المرحلة الثالثة: مرحلة الاتفاق (الإقلاع): في هذه المرحلة نبدأ في تحسين طرق الاتصال والتواصل داخل الفريق ومن ثم يتم التفاهمات حول الحدود المطلوب إنجازها وتظهر لنا براعة وقدرات الافراد كلٍ في مجاله ليصبح داعماً للأخرين ومسانداً لهم، فكل مخرج من أحد العمليات التي يطلع بها أحد الأعضاء تكون مدخلاً لعملية يطلع بها عضو أخر كأنه سباق تتابع حتى الوصول الى نقطة النهاية.
المرحلة الرابعة: مرحلة التحسن (الدروس المستفادة): في هذه المرحلة يكون واضحاً لنا ماهي الثغرات الموجودة في الفريق وما هي الاشراقات التي انتجها عمل الفريق يتم البناء على الأحسن في طريقنا نحو التحسن المستمر، ويتم تلافي الأخطار والاستفادة من دروسها، وهذه المرحلة تحتاج لقدر عالي من الشفافية والاحتراف بالخطأ والاستجابة للتغيير، أما بالنسبة لأداء الفريق فيكون واضحاً أنه يتجه نحو الأهداف المرجوة.
المرحلة الخامسة : مرحلة إنهاء أعمال الفريق: ينتهي عمل الفريق بنهاية مهامه وتحقيقه للنتائج والأهداف المخططة أو بإنقضاء الفترة الزمنية لأعماله. وفي كلا الحالتين تظل الإنجازات التي تم تحقيقها أو الإخفاقات هي نواتج مهمة يجب أن تدار معرفياً للإستفادة منها في المستقبل عند تكوين فرق أخرى أو عند معالجة ذات التحديات التي طرحت للمعالجة، كما من المهم تقييم مدى إستفادة الأفراد من هذه التجربة كخبرة ومعرفة .
هذه المراحل إقترحتها بديلا عن العديد من المراحل التي طرحها مفكرون وإدارييون في هذا المجال مستنداً لخبرة عملية وقراءات متكررة لعمل الفريق.
فيما يلي استعرض معكم بعض الخطوات التي تمكننا من إنشاء فريق عمل متميز:
- المرحلة الاولي: مرحلة التكوين: ونقصد بالتكوين إرفاد العاملين في المؤسسة بالمعارف والمهارات اللازمة بالعمل الجماعي، وتبدأ هذه المرحلة بإنتاج ثقافة مؤسسية داعمة للعمل الجماعي تظهر ضمن نظمها وطرق العمل وطريقة اتخاذ القرارات وغيرها من وظائف العمل، ويتم التكوين كذلك من خلال التدريب على رأس العمل والممارسة، مما قد يأخذ وقتاً يدوم طول فترة التواجد بالمؤسسة، ويتم التكوين عن طريق نقل الخبرات عبر الأجيال المتتابعة، والدور الرئيسي هنا تطلع به إدارات التدريب وإدارة الموارد البشرية بتحليل الاحتياجات التي تمثل نقصاً لدى الافراد والبحث عن طرق تغطيته والتدريب عليه وإكساب الجزئيات التي يحتاجها هؤلاء الأفراد وبلا شك أن الفرد نفسه لديه دور مهم في بنائه وتكوينه الذاتي.
- المرحلة الثانية: تشكيل الفريق: ويتم فيها إختيار أعضاء فريق العمل، عبر القيادة الإدارية بالمؤسسة أو عبر إدارة متخصصة ويراعي هنا التجانس في الأعضاء وقدرتهم على العمل ضمن جماعة كما نحتاج للتأكد من توافر قدر مناسب من القدرات والمهارات لديهم تتعاضد للخروج بأفضل النتائج ، وهنا لابد من إخطار الأعضاء بطبيعة عمل الفريق والنتائج المطلوبة منهم والتي يجب أن تتصف بالتحدى والوضوح.
- المرحلة الثالثة: مرحلة ما قبل الإقلاع (التحضير) : وهنا يختار الفريق قائده (طالما تركت له هذه المهمة) وهي الطريقة الأفضل من تحديد قيادة مسبقاً - قد لا يتفق الفريق عليها- ونبدأ في هذه المرحلة بطرح الأفكار حول التحديات التي يجب أن تعالج من قبل الفريق، وهنا إما أن يبدأ الفريق بالتعاون أو بالصراع ، ودور القائد هنا التركيز على تدعيم التعاون وإزالة أسباب الصراع وشرح الأهداف المراد الوصول إليها بدقة ووضوح وشحذ همم الأعضاء وتحريك دوافعهم للبدء في التفاعل مع النتائج المرجوة.
- المرحلة الثالثة: مرحلة الاتفاق (الإقلاع): في هذه المرحلة نبدأ في تحسين طرق الاتصال والتواصل داخل الفريق ومن ثم يتم التفاهمات حول الحدود المطلوب إنجازها وتظهر لنا براعة وقدرات الافراد كلٍ في مجاله ليصبح داعماً للأخرين ومسانداً لهم، فكل مخرج من أحد العمليات التي يطلع بها أحد الأعضاء تكون مدخلاً لعملية يطلع بها عضو أخر كأنه سباق تتابع حتى الوصول الى نقطة النهاية.المرحلة الرابعة: مرحلة التحسن (الدروس المستفادة): في هذه المرحلة يكون واضحاً لنا ماهي الثغرات الموجودة في الفريق وما هي الاشراقات التي انتجها عمل الفريق يتم البناء على الأحسن في طريقنا نحو التحسن المستمر، ويتم تلافي الأخطار والاستفادة من دروسها، وهذه المرحلة تحتاج لقدر عالي من الشفافية والاحتراف بالخطأ والاستجابة للتغيير، أما بالنسبة لأداء الفريق فيكون واضحاً أنه يتجه نحو الأهداف المرجوة.
المرحلة الخامسة : مرحلة إنهاء أعمال الفريق: ينتهي عمل الفريق بنهاية مهامه وتحقيقه للنتائج والأهداف المخططة أو بإنقضاء الفترة الزمنية لأعماله. وفي كلا الحالتين تظل الإنجازات التي تم تحقيقها أو الإخفاقات هي نواتج مهمة يجب أن تدار معرفياً للإستفادة منها في المستقبل عند تكوين فرق أخرى أو عند معالجة ذات التحديات التي طرحت للمعالجة، كما من المهم تقييم مدى إستفادة الأفراد من هذه التجربة كخبرة ومعرفة .
هذه المراحل إقترحتها بديلا عن العديد من المراحل التي طرحها مفكرون وإدارييون في هذا المجال مستنداً لخبرة عملية وقراءات متكررة لعمل الفريق.
