العمل التجاري عمل خالي من العاطفة في تعاملاته، لذلك من الضروري وجود نظام عما محدد وددقيق يشمل كل العمليات واجراءات
العمل. ومن الافضل التركيز كذلك على أفراد فريق العمل بخصائص عالية الجودة (وضع الرجل المناسب في المكان المناسب) ولنجاح العمل يمكننا إتباع مايلي:
وجود نظم عمل دقيقة وفريق عمل مؤهل لضمان نجاح الأعمال التجارية
نجاح أي عمل تجاري لا يعتمد فقط على رأس المال، ولا على وجود منتج جيد، ولا على توفر سوق مناسب، وإنما يعتمد بصورة أساسية على كيفية إدارة هذا العمل وتنظيمه.
فكثير من الأعمال التجارية تبدأ بصورة جيدة، وتحقق نتائج مقبولة في البداية، ثم تبدأ المشكلات في الظهور مع زيادة حجم النشاط؛ فتتأخر المعاملات، وتزداد الأخطاء، وتضيع المسؤوليات، ويحدث ضعف في المتابعة، وقد تصبح المؤسسة مرتبطة بشخص واحد يعرف كل التفاصيل.
وهنا تظهر أهمية وجود نظم عمل دقيقة وواضحة، وفريق عمل مؤهل وقادر على تنفيذ هذه النظم.
وبعبارة أخرى، فإن نجاح الأعمال التجارية يحتاج إلى أمرين متلازمين:
نظام واضح ينظم العمل، وفريق مؤهل ينفذ العمل.
أولاً: أهمية وجود نظم عمل واضحة
نظام العمل هو الطريقة التي يتم من خلالها تنفيذ الأعمال داخل المؤسسة، بحيث تكون المهام والإجراءات والمسؤوليات والصلاحيات معروفة وواضحة.
ونظام العمل الجيد يساعد المؤسسة على معرفة:
- ماذا يجب أن نفعل؟
- كيف ننفذ العمل؟
- من المسؤول عن التنفيذ؟
- متى يتم التنفيذ؟
- ما الموارد المطلوبة؟
- كيف نعرف أن العمل تم بصورة صحيحة؟
ومن هنا فإن وجود نظام عمل واضح يقلل من العشوائية ويجعل العمل أكثر استقراراً.
ثانياً: لماذا تحتاج المؤسسة إلى نظم عمل دقيقة؟
1. تقليل الأخطاء
كلما كانت إجراءات العمل واضحة، قلت الأخطاء الناتجة عن الاجتهاد الشخصي وسوء الفهم.
2. وضوح المسؤوليات
عندما تكون مسؤوليات كل موظف محددة، يصبح من السهل معرفة من المسؤول عن كل مهمة، ومن ثم يمكن متابعة الأداء بصورة أفضل.
3. سرعة إنجاز الأعمال
الإجراءات الواضحة تساعد الموظف على معرفة الخطوة التالية مباشرة، وبالتالي تقل المدة التي تضيع في السؤال والانتظار وإعادة العمل.
4. تحسين الرقابة
النظام يحدد نقاط المتابعة والمراجعة، ويساعد الإدارة على اكتشاف الأخطاء والانحرافات في وقت مبكر.
5. سهولة التوسع
عندما يكون العمل قائماً على نظام، يصبح من السهل تدريب موظفين جدد وفتح فروع جديدة وتوسيع النشاط التجاري.
ثالثاً: أهم نظم العمل التي تحتاج إليها الأعمال التجارية
تختلف النظم من مؤسسة إلى أخرى، ولكن هناك مجموعة من النظم الأساسية التي تحتاج إليها معظم الأعمال التجارية، ومنها:
نظام المبيعات:
لتنظيم عملية البيع من بداية التواصل مع العميل وحتى إتمام الصفقة والتحصيل.
نظام المشتريات:
لتنظيم طلبات الشراء واختيار الموردين والأسعار والاستلام والسداد.
نظام المخزون:
لمعرفة الكميات الموجودة، وحركة المنتجات، والأصناف الراكدة، ونقاط إعادة الطلب.
النظام المالي:
لمتابعة الإيرادات والمصروفات والتحصيل والمدفوعات والتدفقات النقدية.
نظام الموارد البشرية:
لتنظيم التوظيف والحضور والإجازات والتقييم والتدريب والحوافز.
نظام خدمة العملاء:
لاستقبال ملاحظات العملاء وشكاواهم والعمل على حلها وقياس مستوى رضاهم.
نظام التقارير:
لتوفير المعلومات التي تحتاج إليها الإدارة لاتخاذ القرارات.
رابعاً: لا يكفي وجود النظام
قد تقوم المؤسسة بإعداد عدد كبير من اللوائح والإجراءات، ولكن ذلك لا يعني بالضرورة أن لديها نظاماً فعالاً.
فالنظام الناجح هو الذي يكون:
واضحاً، بسيطاً، عملياً، قابلاً للتطبيق والقياس.
فإذا كانت إجراءات العمل معقدة إلى درجة تجعل الموظفين يتجاوزونها باستمرار، فإن المشكلة ليست دائماً في الموظفين، وإنما قد تكون في تصميم النظام نفسه.
ولهذا يجب أن نسأل دائماً:
هل النظام يساعد الموظف على أداء عمله، أم يجعل العمل أكثر تعقيداً؟
خامساً: فريق العمل هو الذي يحول النظام إلى نتائج
مهما كانت الأنظمة جيدة، فإنها لن تحقق النجاح ما لم يكن هناك فريق قادر على تنفيذها.
ولهذا فإن المؤسسة تحتاج إلى فريق يمتلك:
- المعرفة.
- المهارة.
- الخبرة.
- الانضباط.
- القدرة على التواصل.
- القدرة على حل المشكلات.
- العمل بروح الفريق.
- تحمل المسؤولية.
- الالتزام بالنتائج.
فالنظام يحدد كيف نعمل، ولكن الإنسان هو الذي يقوم بتنفيذ العمل.
سادساً: اختيار الموظف المناسب
من أهم أسباب نجاح الأعمال التجارية وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
ولذلك يجب ألا يكون التوظيف قائماً فقط على الشهادة أو الخبرة السابقة، وإنما يجب أن تسأل المؤسسة:
ما الذي نحتاجه فعلياً من هذا الموظف؟
ويجب تحديد:
- الهدف من الوظيفة.
- المهام والمسؤوليات.
- الصلاحيات.
- المؤهلات المطلوبة.
- المهارات المطلوبة.
- الخبرات اللازمة.
- مؤشرات قياس الأداء.
كلما كان الوصف الوظيفي واضحاً، أصبح اختيار الموظف المناسب أكثر سهولة.
سابعاً: تدريب الفريق وتطويره
لا يمكن للمؤسسة أن تتوقع أداءً مرتفعاً من الموظف دون أن توفر له المعرفة والمهارات اللازمة.
ولهذا يجب أن يكون التدريب جزءاً من النظام الإداري للمؤسسة وليس نشاطاً موسمياً.
- إجراءات العمل.
- الأنظمة المستخدمة.
- خدمة العملاء.
- مهارات التواصل.
- حل المشكلات.
- استخدام التكنولوجيا.
- متطلبات الجودة.
- المهام الخاصة بالوظيفة.
والتدريب الحقيقي هو الذي ينعكس على الأداء والنتائج.
ثامناً: وضوح الصلاحيات والمسؤوليات
من المشكلات الشائعة في الأعمال التجارية أن تكون المسؤوليات غير واضحة.
فنجد أن أكثر من شخص يتدخل في نفس المهمة، أو أن الموظف لا يستطيع اتخاذ القرار، أو أن المسؤولية تنتقل من شخص إلى آخر.
ولهذا يجب أن يكون هناك وضوح في:
من ينفذ؟
من يعتمد؟
من يراجع؟
من يتابع؟
من يتخذ القرار؟
ويمكن استخدام أدوات مثل مصفوفة RACI لتوضيح المسؤوليات.
تاسعاً: قياس أداء الفريق
لا يمكن إدارة الأداء بالانطباع فقط.
فإذا أردنا معرفة ما إذا كان الموظف أو الفريق يؤدي بصورة جيدة، يجب أن تكون لدينا مؤشرات واضحة.
فعلى سبيل المثال يمكن قياس:
- حجم المبيعات.
- عدد العملاء الجدد.
- نسبة التحصيل.
- زمن إنجاز المعاملة.
- نسبة الأخطاء.
- معدل رضا العملاء.
- نسبة الالتزام بالمواعيد.
- إنتاجية الموظفين.
وهنا تظهر أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية KPI في ربط العمل بالنتائج.
عاشراً: العلاقة بين النظام والفريق
يمكن تبسيط العلاقة كالتالي:
نظام جيد + فريق مؤهل = أداء أفضل واستقرار أكبر
لكن:
نظام جيد + فريق غير مؤهل = نتائج محدودة
وكذلك:
فريق جيد + نظام ضعيف = نجاح يعتمد على الأفراد
وهذه الأخيرة مشكلة خطيرة؛ لأن المؤسسة قد تكون ناجحة طالما يوجد شخص معين، ولكن عند مغادرته تبدأ المشكلات.
ولهذا يجب أن يكون النجاح مرتبطاً بالنظام وليس بشخص واحد.
الحادي عشر: من العمل الفردي إلى العمل المؤسسي
هناك فرق كبير بين مؤسسة تعمل بطريقة فردية، ومؤسسة تعمل بطريقة مؤسسية.
في العمل الفردي:
المعلومة في رأس شخص واحد، والقرار عند شخص واحد، وطريقة العمل تختلف من موظف إلى آخر.
أما في العمل المؤسسي:
الإجراءات واضحة، والمعلومات موثقة، والمسؤوليات موزعة، والمتابعة قائمة، والعمل يستمر حتى عند تغير الأشخاص.
وهذا هو أحد أهم شروط استدامة الأعمال التجارية.
الثاني عشر: المتابعة والتحسين المستمر
وجود النظام لا يعني أن النظام سيظل مناسباً إلى الأبد.
فالأسواق تتغير، والعملاء تتغير احتياجاتهم، والتكنولوجيا تتطور، والمنافسة تزداد.
ولهذا يجب أن تتبع المؤسسة دورة مستمرة:
خطط → نفذ → قِس → حلل → حسّن
وعندما تحدث مشكلة متكررة، لا ينبغي أن نكتفي بالسؤال:
من أخطأ؟
بل من الأفضل أن نسأل:
لماذا حدث الخطأ؟
ثم نبحث:
هل المشكلة في الموظف؟
أم في النظام؟
أم في التدريب؟
أم في الأدوات؟
أم في توزيع المسؤوليات؟
أم في المتابعة؟
الثالث عشر: مثال عملي
لنفترض أن شركة تعاني من تأخر تسليم طلبات العملاء.
يمكن للإدارة أن تقول:
الموظفون لا يؤدون عملهم بصورة جيدة.
ولكن عند تحليل العمل قد نكتشف أن المشكلة الحقيقية هي:
- عدم تحديث المخزون باستمرار.
- عدم وضوح مسؤولية تجهيز الطلب.
- عدم وجود وقت محدد للتنفيذ.
- ضعف التنسيق بين المبيعات والمخزن.
- عدم وجود مؤشر لقياس زمن التسليم.
في هذه الحالة لا يكون الحل فقط بتوجيه اللوم للموظفين، وإنما بإعادة تنظيم النظام.
فتقوم المؤسسة بتحديد:
الإجراء → المسؤول → الزمن → نقطة المراجعة → مؤشر الأداء
وهنا تتحول المشكلة من مشكلة أشخاص إلى مشكلة نظام يمكن تحسينه.
الرابع عشر: كيف نضمن نجاح الأعمال التجارية؟
لضمان نجاح العمل التجاري، يجب أن تعمل المؤسسة على بناء منظومة متكاملة تشمل:
أولاً: أهداف واضحة.
ثانياً: هيكل تنظيمي مناسب.
ثالثاً: نظم وإجراءات عمل واضحة.
رابعاً: فريق عمل مؤهل.
خامساً: تدريب وتطوير مستمر.
سادساً: مؤشرات أداء واضحة.
سابعاً: متابعة ورقابة فعالة.
ثامناً: مراجعة وتحسين مستمر.
إن نجاح الأعمال التجارية لا يأتي بالصدفة، وإنما هو نتيجة لنظام عمل واضح وأشخاص قادرين على تنفيذ هذا النظام وتحقيق أهدافه.
فالمؤسسة الناجحة ليست هي التي تمتلك موظفين يعملون طوال الوقت فقط، وإنما هي التي تعرف:
ماذا تريد؟ وكيف تعمل؟ ومن المسؤول؟ وكيف تقيس النتائج؟ وكيف تعالج الانحرافات؟
ولهذا فإن الاستثمار في بناء نظم العمل وتطوير فريق العمل ليس تكلفة إضافية على المؤسسة، وإنما هو استثمار مباشر في استدامة النجاح.
وفي النهاية يمكن القول:
النظام يحدد طريقة العمل، والفريق يصنع التنفيذ، والقياس يكشف النتائج، والتحسين المستمر يصنع الاستدامة.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق